Datové schránky: nová dimenze komunikace s úřady

Od 1. 7. 2009 vejde v platnost zákon 300/2008 o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Ten definuje základní rámec pro datové schránky, které v budoucnu budou využívat ke komunikaci nejen úřady a instituce mezi sebou, ale také ve směru k podnikatelským subjektům a řadovým občanům. Co nám datové schránky přinesou v praxi?

Nejprve je dobré definovat, co je onou datovou schránkou myšleno. Datová schránka je elektronické úložiště, které je určeno k doručování a k provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci. Datovou schránku zřizuje a spravuje Ministerstvo vnitra. V zásadě půjde o formu elektronické pošty, tak jak ji známe z e-mailů, jen v režii Ministerstva vnitra. Pomocí datové schránky můžete posílat a přijímat úřední dokumenty v elektronické podobě (datové zprávy) orgánům veřejné moci. Tento způsob komunikace nahrazuje klasický způsob doručování v listinné podobě. Pokud si tedy založíte datovou schránku, bude se Vám většina korespondence od orgánů veřejné moci doručovat elektronicky.

Datová schránka není e-mail v pravém slova smyslu

Datová schránka není e-mailová schránka, nemůžete pomocí ní komunikovat přímo s jednotlivými úředníky, pouze s celým úřadem. Pomocí datové schránky nemůžete komunikovat s jinou fyzickou osobou, podnikající fyzickou osobou nebo právnickou osobou. Jakmile je do vaší datové schránky dodán nový dokument, je možno nastavit oznámení ve formě SMS (za poplatek) nebo e-mailem (zdarma). Datová schránka má nejblíže k poštovní schránce. Po odeslání datové zprávy je odesílateli oznámeno, zda zpráva byla doručena, případně zda datová schránka je znepřístupněna, neexistuje, je zrušena. Toto oznámení je označeno e-značkou ministerstva. Všechny datové zprávy jsou evidovány.

Kde a jak si můžete datovou schránku založit

Založení datové schránky je pro občany, podnikající občany, firmy i instituce zdarma. Stejně je tomu s jejím vedením. Schránku lze založit osobně na podatelně Ministerstva vnitra, poštou, e-mailem za využití elektronického podpisu nebo na kontaktních místech Czech POINT. Pro úplnost uveďme potřebné doklady a údaje pro založení schránky různým subjektům:

Fyzická osoba – Jméno, popřípadě jména, příjmení, jejich případné změny, den, měsíc a rok narození, místo a okres narození; pokud se fyzická osoba narodila v cizině, místo narození a stát, na jehož území se narodila, státní občanství, není-li fyzická osoba státním občanem ČR, žádost musí obsahovat úředně ověřený podpis fyzické osoby.

Podnikající fyzická osoba – Jméno, popřípadě jména, příjmení, jejich případné změny, rodné příjmení, den, měsíc a rok narození, místo a okres narození; pokud se podnikající fyzická osoba narodila v cizině, místo narození a stát, na jehož území se narodila, státní občanství, není-li podnikající fyzická osoba státním občanem ČR, identifikační číslo ekonomického subjektu, bylo-li přiděleno, místo podnikání, popřípadě sídlo, žádost musí obsahovat úředně ověřený podpis podnikající fyzické osoby.

Právnická osoba – Název nebo obchodní firma, identifikační číslo ekonomického subjektu, a nebylo-li přiděleno, registrační číslo, evidenční číslo nebo jiný obdobný údaj, byl-li přidělen, adresa sídla, jméno, popřípadě jména, příjmení, datum narození a adresa pobytu osoby oprávněné jednat jménem právnické osoby, stát registrace nebo evidence právnické osoby, žádost o zřízení datové schránky právnické osoby musí obsahovat úředně ověřený podpis osoby oprávněné jednat jménem právnické osoby.

Poté co obdržíte od ministerstva certifikát (přihlašovací údaje) máte 15 dnů na aktivaci datové schránky. Datovou schránku aktivujete prvním přihlášením do systému. Pokud nemáte připojení k internetu, Vaši datovou schránku aktivujete na pobočkách Czech POINT.

Konverze a ověřovací doložka

Na komunikaci v psaném textu není nic neobvyklého, vše půjde uzavřeným systémem. Problém nastává u příloh, kterými budou soubory ve formátu PDF, TIFF nebo PNG. Je nutné zajistit jednak ověření pravosti těchto dokumentů a to jak směrem od občana k úřadu, tak naopak. Konverze do dokumentu obsaženého v datové zprávě se provádí za použití technického zařízení umožňujícího převod dokumentu v listinné podobě do dokumentu obsaženého v datové zprávě. Tolik hovoří vyhláška Ministerstva vnitra. V praxi budete muset pro vložení přílohy k datové zprávě, stejně jako k jejímu exportu, navštívit kontaktní místo, například Czech POINT.

Seznam úřadů nebude, je nutné žádat

Nebude existovat žádný oficiální seznam datových schránek, do kterého by bylo možné se podívat a zjistit, kdo má a kdo nemá datovou schránku. Systém bude fungovat opačně, bude možné se zeptat, zda příslušná osoba má datovou schránku. Pokud ano, bude možné do ní zprávu odeslat. Důvodem pro tuto formu je ochrana dat a především skutečnost, že seznam schránek se může měnit. Speciálně fyzické osoby si mohou schránky zřizovat, ale i rušit. To že jsme někomu odesílali do jeho datové schránky elektronickou zprávu před týdnem, neznamená automaticky, že tuto schránku ještě dnes vlastní. Proto je nutné pokaždé učinit dotaz, který vrátí odezvu s aktuálním stavem.

Klady a zápory celého systému

Ke kladům patří jistojistě vyšší bezpečnost. Dosud si úředníci vyměňovali stejné e-maily, kterými posíláme vzkazy kamarádům, jen vzpomenout, kolik přeposílaných rádoby vtipných e-mailů jsem obdržel z adres úředníků. Zde jde o jasný posun. Také se eliminuje nutnost docházet na poštu jen z důvodů převzetí vyrozumění nebo relativně nepodstatných dokumentů od státních institucí. Nevýhodou je, že se neobejdete bez návštěvy Czech POINTu v případě, kdy budete potřebovat certifikovaný vstup nebo výstup přílohy datové zprávy.

Česká pošta očekává kvůli zavedení datových schránek propad ročně o 800 milionů Kč. To ale bude stát kompenzovat tím, že úřady za odesílané písemnosti elektronickou cestou zaplatí od cca deseti do osmnácti korun. Tato cena se odvíjí od počtu transakcí a pro úřady je stále nižší nákladovou položkou, než poštovné a obálkovné. Ministerstvo vnitra si taktéž slibuje, že na úřadech díky elektronické komunikaci ubude papírových dokumentů.

Další informace

Pokud vás tato problematika zajímá více, pak určitě navštivte stránky Ministerstva vnitra, konkrétně sekci, jež se datovými schránkami podrobně zabývá. Dále doporučuji pro základní informace web datoveschranky.info. V neposlední řadě bude větší firmy zajímat řešení využití jedné datové schránky společnosti různými lidmi. K tomu jsou určeny informační systémy a nástavby nad datovou schránkou. Komplexní produkty v této oblasti nabízí kupříkladu firma Gordic.

19. 5. 2009

Autor: David Procházka